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Voici les services essentiels de tenue de livres dont les nouveaux entrepreneurs doivent tenir compte

Les erreurs de tenue de livre ne font pas que du mal aux finances de votre entreprise, elles portent atteinte à la réputation de votre entreprise vis à vis des marchands et des clients. Retenir ou non les services de tenue de livre est une décision critique que tout nouvel entrepreneur doit prendre à un moment donné, préférablement avant que votre entreprise ne subisse des dommages irréparables dus à des erreurs comptables.

Avez-vous besoin d’un teneur de livre?

Les propriétaires d’entreprises jouent souvent le rôle de gestionnaire des ressources humaines, du service à la clientèle, de PDG et de gestionnaire de l’argent. Le problème c’est que quelques fois les rôles demandent plus d’attention qu’un propriétaire d’entreprise peut réellement leur accorder. Les finances de votre entreprise requièrent du dévouement et de l’implication constante.

Un teneur de livres :

  • Gardera le côté financier de votre entreprise organisé
  • Fera le suivi des ventes et des dépenses
  • S’occupera de la paie

La grande question est à savoir si vous avez besoin d’un teneur de livre sur-place ou si vous pouvez le sous-traiter. Permettez-moi de vous expliquer :

Les services essentiels de tenue de livre

Chaque nouvelle entreprise doit compléter certains services peut importe l’industrie dans laquelle elle évolue ou sa taille. Ceci inclut d’envoyer des factures, de faire des paiements aux marchands, de collecter des paiements et faire des dépôts en banque et de payer des taxes. Ce sont des fonctions essentielles de toute entreprise et elles peuvent prendre énormément de temps.

Alors que votre entreprise croît, elle devra gérer d’autres fonctions de tenue de livre. Celles-ci incluent les fonctions suivantes :

  • Faire le suivi des factures et recouvrir le paiement des comptes
  • La paie
  • Les retenues sur la paie et le paiement des taxes
  • Les rapprochements bancaires
  • La création d’états financiers
  • La gestion des questions des clients au sujet des paiements et des factures
  • La création de rapports financiers tels que des bilans, des déclarations de revenus et de fonds de roulement

Lorsqu’une entreprise fait une demande de prêt, une des exigences est de fournir un rapport financier spécifique pour prouver la solvabilité de votre compagnie. Conserver des archives précises est essentiel pour être approuvé pour un prêt.

Des archives financières bien organisées aide un propriétaire d’entreprise à reconnaître où et quand la compagnie fait de l’argent et lorsque des changements sont nécessaires. Cela aide aussi le propriétaire à prédire son fonds de roulement pour s’assurer d’un revenu adéquat afin de payer ses dépenses. Un teneur des livres ou un comptable peut maximiser les déductions et réduire les taxes de même que de s’assurer de respecter les dates limites de toutes les obligations. Ils peuvent aussi créer des rapports qui vous donnent une bonne vue d’ensemble de la situation financière de l’entreprise.

Embaucher, sous-traiter ou programme informatique?

Un propriétaire d’entreprise a trois options lorsque vient le temps d’embaucher un teneur de livres. Il peut embaucher un employé à temps partiel ou à temps plein, il peut sous-traiter le travail à des compagnies de tenue de livres ou il peut investir dans un des multiples programmes informatiques développés de manière impressionnante pour gérer ces tâches. Chaque option présente ses propres avantages et désavantages.

Embaucher un employé

Lorsque vous embauchez votre propre teneur des livres, vous avez l’avantage de pouvoir lui apprendre les détails sur votre entreprise. Il/elle apprendra sur vos clients et vous pourrez travailler ensemble pour vous assurer d’atteindre vos objectifs financiers. Ils ont un intérêt personnel dans votre compagnie et ils n’auront d’autre responsabilité que de s’assurer que vos dossiers financiers soient en ordre. Au lieu de s’occuper des livres de différentes compagnies, il/elle se concentrera uniquement sur votre entreprise.

Pas toutes les entreprises en démarrage ne peuvent se permettre d’embaucher un employé à temps plein. Avoir un teneur de livres à temps partiel peut être risqué; la personne en question ne s’investira pas complètement dans votre compagnie parce qu’elle ne pourra pas en obtenir les bénéfices traditionnels d’un employé à temps plein. Plusieurs personnes travaillent à temps partiel parce qu’ils ont d’autres engagements : s’occuper des enfants, un autre poste, etc. et ceci les empêche de consacrer tout leur temps à travailler pour vous. D’autant plus important est le fait qu’il y a plus roulement chez les employés à temps partiel que chez les employés à temps plein. Ainsi vous auriez peut-être trouvé la personne parfaite pour vous mais seulement le temps de la voir repartir ayant accepté une meilleure opportunité de travail; vous laissant donc de nouveau au point de départ.

Sous-traiter

Sous-traiter votre tenue de livre à des services professionnels pour entreprise peut être bénéfique pour les nouveaux propriétaires d’entreprises. Vous ne payez que pour le travail effectué sans aucun coût supplémentaire encouru par un employé. Vous n’êtes pas responsable pour la formation de la personne ni de vérifier son travail. Tout ce qui vous concerne ce sont les résultats.

Bien sûr, sous-traiter présente aussi des mauvais côtés. Alors que la plupart des services de tenue de livre tente de conserver une certaine transparence, vous n’êtes pas en contrôle de la manière dont ils travaillent. Vous n’aurez pas la chance de leur dire que M. Jones ne paiera pas ce mois-ci parce que vous savez qu’il doublera son paiement le mois prochain. Il sera plus difficile pour vos clients de venir vous voir concernant des paiements ou de négocier des conditions avec les marchands lorsque vous sous-traitez la tenue de vos livres. Ceci ne veut pas dire que ce n’est pas du tout faisable mais disons que ça complique les choses.

Logiciels

Même si vous n’avez pas un baccalauréat en mathématiques ou en comptabilité, vous pouvez quand même tenir vos livres sans peur de faire des erreurs en achetant des programmes informatiques tels que Intuit Quickbooks, qui peut être acheté sur une base annuelle ou mensuelle. Ce logiciel vient avec un support technique 24/7 et il existe une panoplie d’autres compagnies vendent des manuels d’utilisation pour des industries spécifiques. Encore mieux, avec l’avènement du Software as a Service (SaaS) ou du logiciel en tant que service, vous n’aurez plus jamais besoin d’acheter une nouvelle version du même programme.

Comme pour tous les autres logiciels, toutefois, la plus grande inquiétude reste l’erreur de l’utilisateur et puisque vous êtes l’utilisateur, c’est donc votre problème. Il reste qu’avec autant de petites entreprises en existence et encore plus à démarrer chaque jour, les compagnies de logiciels sont très alertes au fait que plus elle feront de leur produit un produit intuitif, plus il y a de chances que vous l’achetiez.

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Michelle Pinchev

Written by Michelle Pinchev